2013 wurde aus einem analogen Reservierungsprozess per Fax eine digitale Infrastruktur für Kommunikation, Kundenmanagement und neue wirtschaftliche Potenziale innerhalb eines Gastronomieverbunds realisiert . Ich entwickelte die Strategie und Anforderungen für die digitale Transformation, die technische Umsetzung erfolgte gemeinsam mit einem IT-Dienstleister.
Ausgangspunkt des Projekts war ursprünglich ein Mandat für Marketingmaßnahmen wie Social Media und Newsletter für die Gastronomiegruppe um Wirt Peter Pongratz mit Betrieben wie dem Paulaner Festzelt, Paulaner am Nockherberg und der Grünwalder Einkehr. Im Rahmen der Analyse zeigte sich jedoch schnell, dass der eigentliche wirtschaftliche Hebel nicht im Marketing selbst, sondern in der Digitalisierung der zugrunde liegenden Reservierungs- und Kommunikationsprozesse lag. Für wirkungsvolles Online-Marketing fehlte zunächst eine strukturierte und nutzbare Datenbasis.
Im Jahr 2013 wurden über 30.000 Reservierungsanfragen überwiegend per Fax bearbeitet. Gleichzeitig fehlten zentrale Datenstrukturen, um bestehende Kontaktdaten systematisch für Kommunikation, Eventauslastung und weitere wirtschaftliche Potenziale zu nutzen.
– Über 30.000 Reservierungsanfragen pro Jahr überwiegend per Fax
– Reservierungsprozesse basierten überwiegend auf manuellen Abläufen und einem physischen Reservierungsbuch
– Hohe operative Abhängigkeit von einzelnen Personen und manuellen Prozessschritten
– Begrenzte Transparenz und Nachverfolgbarkeit innerhalb der Reservierungs- und Kommunikationsprozesse
– Keine strukturierte Nutzung bestehender Kontaktdaten für Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen
– Begrenzte Skalierbarkeit von Kommunikations-, Service- und Vermarktungsmaßnahmen
– Hoher Verwaltungsaufwand durch manuelle Prozesse und Personalkosten
– Synergieeffekte und wirtschaftliche Potenziale innerhalb des Gastronomieverbunds blieben weitgehend ungenutzt
Ziel des Projekts war der Aufbau einer digitalen Infrastruktur für Reservierungs-, Kommunikations- und Vermarktungsprozesse innerhalb des Gastronomieverbunds. Dadurch sollten manuelle Prozesse reduziert, bestehende Kontaktdaten systematisch genutzt und neue Umsatz- und Wachstumspotenziale erschlossen werden.
– Entwicklung einer Digitalstrategie für Reservierungs-, Kommunikations- und Vermarktungsprozesse
– Konzeption einer DSGVO-konformen Daten- und CRM-Struktur innerhalb des Gastronomieverbunds
– Digitalisierung der Reservierungsprozesse und systematische Nutzung bestehender Kontaktdaten
– Reduzierung manueller Verwaltungsaufwände und Personalkosten
– Verbesserung von Service-, Kommunikations- und Kundenprozessen
– Aufbau einer skalierbaren Grundlage für Online-Marketing, Newsletter und Eventkommunikation
– Erschließung neuer Umsatz- und Wachstumspotenziale innerhalb des Gastronomieverbunds
Als Inhaber von Aurumno analysierte ich zunächst die bestehenden Reservierungs-, Kommunikations- und Datenprozesse des Gastronomieverbunds. Auf Basis dieser Analyse entwickelte ich eine digitale Gesamtstrategie, die Reservierung, CRM, Kommunikation und Vermarktung in einer gemeinsamen Infrastruktur zusammenführte. Die technische Umsetzung erfolgte gemeinsam mit einem IT-Dienstleister.
– Analyse bestehender Arbeitsprozesse, Systemstrukturen und Datenablagen
– Entwicklung einer digitalen Strategie zur Effizienzsteigerung und Erschließung neuer Wachstumspotenziale
– Konzeption einer zentralen System- und Datenstruktur innerhalb des Gastronomieverbunds
– Konzeption einer DSGVO-konformen Nutzung Kontaktdaten innerhalb des Gastronomieverbunds inklusive Einwilligungslogik für Cross-Selling-Potenziale
– Definition der Anforderungen für digitale Reservierungs-, Verwaltungs- und Kommunikationsprozesse
– Steuerung der technischen Umsetzung gemeinsam mit einem IT-Dienstleister
– Umstellung analoger Reservierungsprozesse auf Online-Reservierungen per Website und E-Mail
– Entwicklung eines zentralen Marketingplans für digitales Marketing
– Begleitung organisatorischer Veränderungen und Reduzierung interner Widerstände gegenüber neuen digitalen Prozessen
30.000 Reservierungsanfragen digitalisiert
Umstellung analoger Reservierungsprozesse auf digitale Anfragen per Website und E-Mail
Zentrale System- und Datenstruktur aufgebaut
Grundlage für effiziente Kommunikation, Datennutzung und weiteres Wachstum
Verwaltungsaufwand deutlich reduziert
Weniger manuelle Prozesse und höhere Effizienz durch digitale Abläufe
Neue Wachstumspotenziale erschlossen
Cross-Selling mit Kontaktdaten innerhalb des Gastronomieverbunds
– Digitalisierung von über 30.000 Reservierungsanfragen pro Jahr
– Signifikante Reduzierung manueller Verwaltungsaufwände und Bearbeitungszeiten durch den neuen digitalen Prozess
– Aufbau einer zentralen Daten- und CRM-Struktur innerhalb des Gastronomieverbunds
– Etablierung einer DSGVO-konformen Grundlage für Kommunikation, Marketing und Cross-Selling
– Höhere Datenqualität und strukturierte Nutzung bestehender Kontaktdaten
– Cross-Selling-Potenziale und neue Umsatzpotenziale durch strukturierte Nutzung bestehender Kontaktdaten erschlossen
– Start der Social-Media-Präsenz auf Instagram und Facebook
– Einführung von E-Mail-Marketing und Newsletter-Kommunikation
– Schnellere und effizientere Kommunikationsprozesse
– Positive Akzeptanz der neuen Prozesse bei Mitarbeitern und Gästen
– Grundlage für weitere Digitalisierungsmaßnahmen innerhalb des Gastronomieverbunds
Abbildungshinweis: Visualisierung, keine echten Screenshots oder Originalmaterialien.
Die folgenden Kompetenzen und Fähigkeiten wurden im Rahmen dieses Projekts eingesetzt. Diese spiegeln zentrale Schwerpunkte meiner Expertise wider.
Strategie, Konzeption und Umsetzung · Damian Holmer (Inhaber, Agentur Aurumno)
